档案学基础

1.试述档案学的研究对象与范围 P413

档案学的研究对象：档案、档案工作、档案事业和档案学科本身。

档案学的研究范围：主要包括档案学基础理论研究、档案学应用理论研究、档案学应用技术研究以及与档案学相关的内容

2.试述欧美档案学主要研究内容与特点 P417

西欧档案学理论具有较扎实的基础，对许多档案学理论课题的研究有着突破性进展。如德国档案学者布伦内克提出的自由来源原则对于档整理、档案馆组织档案等方面都具有重要意义。

北美是借鉴吸收欧洲档案学理论的基础上，结合北美国家档案管理的传统来研究文件管理理论和档案管理理论。

3.欧美档案学对我国档案学研究具有哪些借鉴意义

PS：没在书中找到完整的答案，以下答案来自 西方档案学对中国档案学的借鉴意义 作者：徐拥军 刊名：档案学通讯

中国古代档案工作的整体发展水平领先于西方 ,但中国档案学产生晚于西方。中国档案学的研究对象局限于档案现象 ;而西方将档案学的研究对象扩大至广义的文件现象。中国档案学以马克思主义哲学为指导思想 ,侧重于历史方法和逻辑方法 ;西方档案学以不同的哲学思想为指导 ,运用多门学科的研究方法。中国许多档案学者或缺良好的高等教育 ,或缺丰富的实践经验 ;而西方档案学者大多两者兼具。中国档案学应该借鉴西方档案学的长处。

4.简述我国档案学发展阶段及其主要特点 P422

1. 形成时期（1949年10月——1965年）：档案学作为一门独立学科为国家所确立
2. 初步发展时期（1957——1966年）：开创性、针对性等特点
3. 停滞时期（1966——1967年）：在这一时期没有任何发展
4. 恢复时期（1976——1982年）：档案学的学科地位被重新恢复和确立
5. 全面发展时期（1983——）：档案学专业从历史文献学中独立，档案学从历史学科规划到管理学，我国档案事业进入法制轨道，形成完整的教育体系

5.为什么说档案具有凭证价值 P427

档案的凭证价值，是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。档案之所以由凭证价值，是由档案形成过程及其结果的内容和形式特点决定的。首先，从档案的内容看，他是从当时当事直接使用的文件转化而来的，并非事后为使用而另行编制的，因此它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。其次从档案的形式特征来看，文件上保留着真切的历史标记

6.实现档案价值具有哪些规律性 P428

1. 档案价值的扩展律
2. 档案价值的时效律
3. 档案价值的条件律

7.我国档案工作的主要内容有哪些 P430

1. 档案管理工作
2. 档案行政管理工作
3. 档案教育工作
4. 档案宣传工作
5. 档案科学技术研究工作
6. 档案国际合作交流工作

8.我国档案工作的基本原则是什么 P432

1. 全国档案工作实行统一领导、分级管理，全国档案工作实行统一领导、分级管理，是我国档案工作的组织原则和管理体制。其含义是指国家档案按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理，全国档案工作在各级党和政府领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理，对党政档案和党政档案工作实行统一管理。
2. 维护档案的完整与安全，是档案工作的基本要求。维护档案的完整，包括档案材料收集齐全和整理系统两个方面。收集齐全是指凡有保存价值的档案，都要尽量收集齐全，实现一个单位、一个系统、一个地区，直到整个国家真正有保存价值的档案的完整。只有这样，才能完整反映一个单位、一个系统、一个地区和整个国家社会基本活动的历史面貌。整理系统是指凡有保存价值的档案，必须按照它的形成规律，组成有机联系的整体。只有按档案的形成规律，将其组织成一个有机联系的整体，才能全面反映出一定社会活动主体从事社会活动的过程和本来面貌。维护档案的安全，包括档案实体的安全和档案内容安全两个方面。维护档案的实体安全，是指在管理上和技术上采取相关措施，使档案不受损坏，尽量延长档案的寿命。维护档案的内容安全，是指对机密档案和需要控制利用范围的档案实行严格的管理，确保机密档案不丢失、不泄密、不超范围扩散。
3. 便于社会各方面的利用，满足社会对档案的需要，这是档案工作的根本目的。因此，是否便于社会各方面对档案的利用，是检验档案工作效果的重要标准

9.档案事业行政管理机构的主要职责是什么 P436

档案行政管理机构，是党和国家指导和管理档案工作的部门，如国家、省、市、县档案局等，其基本职责是：在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责地掌管国家档案事务

10.档案室的主要职责是哪些 P436

档案室的基本任务是：集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。档案室的具体内容是：对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档作专门指导和监督，负责管理本单位的全部档案和相关资料，并积极组织提供利用，定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交

11.我国档案馆有哪些类型 P436

1. 国家档案管
2. 专业档案馆
3. 企业档案馆

12.试述档案事业管理体制 P438

档案事业管理体制是指档案事业管理的体系和组织制度，包括档案行政管理部门的设置及其隶属关系、权限划分等，从世界范围看，按照中央、地方档案机构之间的关系，档案事业管理体制一般可分为分散式和集中式两种类型。

13.我国档案法规体系由哪些部分构成 P438

1. 档案工作法律
2. 中央档案行政法规
3. 中央档案行政规章
4. 地方性档案工作法规
5. 地方性档案工作行政规章

14.《档案法》的主要内容是什么 P439

共六章27条。其中包括：总则、档案机构及其职责、档案的管理、档案的利用和公布、法律责任和附则

15.档案工作职业道德包括哪些内容？如何理解 P441

忠于职守，爱岗敬业，遵纪守法，严守机密，博学求进，公正服务

16.应用档案学 (P416)

应用档案学是研究档案管理中具有普遍性和规律性的具体原则、具体问题、具体方法以及某些相关学科理论与技术在某一方面的具体应用。其分支学科是：档案事业管理学、档案管理学科技档案管理学、专门档案管理学、档案文献编纂学、档案法规学等

17.档案的本质属性 (P423)

档案是人们在社会实践中直接形成的原始性信息记录，对以往社会实践具有直接的原始记录作用。所以一般认为原始记录性是其本质属性

18.公务档案 (P426)

公务档案指人们在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织，其存在形态主要是过去的公务文书，如法律、法规、行政公文等

19.现行档案 (P426)

现行档案指形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现时性查考作用，即对人们的现时工作、生活依然有具体的实际作用的档案，在我国一般指1949年新中国成立之后的档案

20.科技档案 (P426)

指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案，如图纸、设计任务书、科研报告等

21.档案馆 (P426)

是指由馆藏档案、工作人员、建筑设备、经费、信息等要素，按一定方式组合而成的，永久保存档案的基地和各项工作利用档案信息的科学文化事业机构，属于国家文献信息系统的重要组成部分

22.专门档案 (P426)

是人们通过创造性劳动选择并保存下来以备查考的各种专门文件组成的有机体系的总称。如会计档案、人事档案、诉讼档案、病例档案

23.人事档案 (P427)

人事档案是一种专门档案。人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时，都需要使用档案

24.革命历史档案 (P427)

革命历史档案，又称革命政权档案，指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，由中国共产党及其所领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案

25.档案价值 (P427)

档案的价值，是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。档案价值具有较高的抽象性，通常是从总体上、抽象的、一般意义上表示档案的有益性、有用性

26.档案价值形态 (P427)

是指档案价值的具体表现形式。研究档案的价值形态，对于正确理解和把握档案价值，完善档案价值理论体系乃至科学地鉴定档案的价值，具有重要的理论和实践意义

27.档案价值时效 (P428)

档案对社会的有用性是有时限的，某些档案在一定时期内对利用者是有价值的，超过这个时间限制后则降低或丧失了价值

28.档案的行政作用 (P429)

档案对于各级各类机构、社会组织乃至国家工作人员察往知来保持政策、体制、秩序、工作方法的连续性、有效性，以及决策的科学性具有不可或缺、无可替代的凭证和参考作用，这种作用可以称为资质作用或行政作用

29.档案的法律作用 (P429)

档案的法律作用是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用，法律作用是档案凭证价值的集中体现

30.档案工作标准 (P434)

是以档案工作领域中的重要性的事物和概念为对象而制定或修订的各种工作标准的总称，是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据

31.档案室 (P436)

是各机关（包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询的专业机构

32.中国第一历史档案馆 (P437)

中国第一历史档案馆，其前身是北京故宫博物馆文献部，1951年改称档案馆，1955年故宫档案馆划归国家档案局领导，改称现名。该馆是以管理明清时期中央机关档案馆为主的文化事业机构，馆藏明清两代重要机关和少数地方机关的档案共74个全宗，1000多万件

33.文件中心 (P438)

一种社会化、集约化和专业化的档案文件管理机构，它的设置一般不像档案室一样隶属于一个文件形成单位，而是按地区按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性档案文件管理机构

34.档案事业管理体制 (P438)

档案事业管理体制是指档案事业管理的体系和组织制度，包括档案行政管理部门的设置及其隶属关系、权限划分等

35.档案学的学科特点 (P414)

1. 综合性。由于档案学的研究对象和研究内容都具有一定的综合性特征，因而档案学依然具有综合性的特点。档案学的研究对象与内容，从总体上看其社会科学属性强，档案学的综合性是偏重于社会科学的综合性。
2. 应用性。档案学研究的许多内容具有很强的技术性和应用性特征，使得档案学这个学科具有很强的实用性。
3. 实践性。档案学的对象与研究内容都是与档案工作实践密切相关的，档案学理论不是抽象的理论，它是来自于档案工作实践的理论，是对档案工作实践中具有普遍意义的经验、成果进行概括、总结、提炼和升华后形成的理论。

36.档案的文化性 (P424)

档案是人类社会发展到一定历史阶段的产物，是人类文明进化的结果。档案是人类社会连续性发展的桥梁，是人类社会历史的浓缩，透过档案我们能够触摸到人类社会绵延不断的“脉搏”

37.简述档案信息化建设的内容 (P435)

1. 档案信息数字化，一般来说，档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，其目标是建立档案目录数据库：二是档案全文信息的数字化。
2. 档案网站建设，档案网站是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。它是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。
3. 数字档案馆建设，数字档案馆，是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础；数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求，并为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制

38.档案室的任务是什么？(P436)

档案室是各机关（包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询的专业机构。
档案室的基本任务是：集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。
档案室的具体任务是：对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作专门指导和监督，负责管理本单位的全部档案和相关资料，并积极组织提供利用，定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交

文件管理

1.简述文书与文件的基本概念 P443

文书：它所包含的对象是公务文书和私人文书，即公务文书和私务文书的总称

文件：含义为领导机关根据自己的职责范围所制发的具有法定效力并设有特定版头的公文

2.公文概念是什么？他有哪些特点 P444

公文是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的形式形成、经过一定处理程序制成的书面文字材料，作为传达意图、办理公文与记载活动工作的一种工具。

公文的特点：

1. 是由法定作者制成和发布的
2. 具有法定的权威和效力
3. 具有规范的体式
4. 具有特定的处理程序
5. 具有现行效用

3.试述公文的作用 P445

1. 法规作用
2. 书面指导作用
3. 公务联系作用
4. 宣传教育作用
5. 凭证和依据作用

4.简述专用文件和通用文件的概念及种类 P447

通用文件：是党、政、军各级机关和团体、企业、事业单位等，在工作活动中普遍使用的文件。如命令、决定、指示、请示、批复、报告、通知等

专用文件：是指在一定工作部门和业务范围，根据特殊需要专门使用的文件，如外交文件、军事文件、司法文件等

5.公文的体式及撰写要求是什么 P449

文理通顺、便于阅读、准确无误、讲求实效、严谨周密、简明精炼、庄重得体、符合规范、整齐划一等

6.简述文书工作的组织形式 P451

文书工作的组织形式，是指在社会组织内部围绕着文书工作的活动程序，各部门之间的分工方式。文书工作基本上采用三种组织形式，即集中式、分散式、复合式

7.什么叫行文规则？机关之间的行文方式有哪几种 P451

为确保公文运行的畅通无阻，国家有关部门专门制定了旨在控制行文方向、行文方式和行文数量的忧患规定，这就是行文规则，即各社会之间文件往来运行所必须遵守的统一规则。

机关之间的行文方式主要有下行文、上行文和平行文三种。

8.简述文书处理的程序 P452

1. 收文处理程序：文件的收进、启封、登记、分类、分送、拟办、承办、催办、注办、清退、归档等
2. 发文处理程序：拟稿、核稿、签发、缮印、校对、盖印、登记、封装、发出、注办、归档等

9.归档文件的整理原则与质量要求是什么 P455

1. 归档文件的整理原则：即遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用
2. 归档文件的质量要求：归档文件应齐全完整，整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求

10.归档文件的整理方法包括哪几个方面 P456

1. 装订
2. 分类
3. 排列
4. 编号
5. 编目
6. 装盒

11.试述电子文件的含义和特点 P457 P459

电子文件是以代码形式记录于磁盘、磁带、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件

电子文件的特点：

1. 信息的非人工识读性，电子文件第一次使用了人工可识读的记录符号—数字代码，人无法直接识读和理解，只有通过计算机特定的程序代码，使之还原为输入前的状态，人工才能识读它
2. 系统依赖性，电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现，不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难
3. 信息与特定载体之间的可分离性，由于电子文件中的信息可以在不同的载体上同时存在或相互转换，可以根据需要随时改变和扩展、缩小其存储空间。因而电子文件中的信息是可流动的，具有相对独立性
4. 信息的易变形，电子文件信息具有易变性，造成电子文件信息发生变化的主要原因有：
   第一，计算机系统中信息的相对独立性（不受载体的限制）。
   第二，电子文件载体性能的不稳定性。
   第三，电子信息技术的发展，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现更是对电子信息稳定性的巨大冲击
5. 信息存储的高密度性，电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大
6. 多种信息媒体的集体性，纸质文件主要承载文字和图形信息，而电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机组合，这种文件称为“多媒体文件”
7. 信息的可操作性，数字信息的可操作性主要表现在两个方面：
   第一，由于信息的易变性，可以方便地改变其存在状态。
   第二，可以利用已存在的文件信息做其他事情。

12.电子文件的管理原则有哪些 P460

1. 全程管理原则：根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理电子文件的全程管理是一种全面的管理，因为它涵盖电子文件全部管理活动；是一种系统的管理，因为它强调各项管理内容和要求的无缝链接、系统整合和总体效应；是一种过程管理，因为它是通过过程控制实现结果控制
2. 前端控制原则：前端控制以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保管或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。前端控制原则必要性主要体现在两个方面：
   第一，前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。
   第二，前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。
3. 真实性保障原则：电子文件的真实性是指文件内容、结构背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础，而电子文件真实性的维护一直都是档案界面临的难题，主要原因来自两个方面：
   一是电子文件信息的易更改性
   二是电子文件信息的软硬件依赖性
   保证电子文件的真实性应注意四点：
   第一，对电子文件的操作者进行可靠的身份识别，权限控制；
   第二，设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录操作实施的人员、时间、设备、项目、内容等；
   第三，对具有凭证作用的电子文件逐页加注可靠的防错漏和防调换的标记；
   第四，对电子化的印记、签章等采取防止非法使用的措施
4. 完整性保障原则：电子文件的完整性包括两个方面的含义：
   一是作为记录社会活动的真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全
   二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。完整性是电子文件价值的重要保障。
   为了确保相关电子文件的齐全完整，必须掌握电子文件的形成规律和分布状况；为了确保每一份电子文件的完整性，应分析电子文件的构成要素。
   电子文件的基本构成要素包括：载体、内容、物理和智能格式、活动、人员、档案链、背景等，电子文件的完整性是这些要素的有机结合
5. 可读性保障原则：电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人工可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。电子文件的可读性是其存在和保存价值的基础

13.电子文件的管理有哪些模式 P462

1. 机构内部电子文件的管理模式
2. 档案馆电子文件的管理模式
3. 数字档案馆

14.电子文件鉴定包括哪些内容 P465

1. 电子文件的鉴别
2. 电子文件的内容鉴别
3. 电子文件的技术鉴定
4. 电子文件的处置

15.简述元数据的含义及与著录信息的区别 P467

元数据是数据的数据。电子文件管理中的元数据是指电子文件系统自动记录的关于文件形成时间、地点、人员、活动、文件系统、结构及内容等方面的具体数据。

元数据与著录信息既有联系又有区别。就内容而言，两者呈交叉关系，系统自动记录的元数据中某写可以直接转化为著录信息，但不是所有元数据都是著录信息源；此外某些著录信息无法从元数据中提取，需要人工编制而成。

就作用而言，元数据的作用要广泛的多，著录的作用包括登记、介绍、报道、交流和检索，而元数据的作用除了便于检索外，还包括电子文件的昌吉真实性，保证其凭证性，维护电子文件的长期可读性，便于电子化业务活动开展，有助于将文件管理等原则、方法、纳入电子文件管理系统中，有利于电子文件管理的自动化等

就生成方式而言，元数据是文件管理系统在文件形成与管理过程中自动形成的，而著录信息的生成则是借助于自动著录和人工著录相结合的方式。

16.电子文件管理系统的实现方式有哪些 P471

1. 嵌入式：以机构内部各个事物处理系统为母体，将电子文件管理功能需求和所使用的技术措施嵌入其中
2. 联合式：在将必要的文档管理功能嵌入机构各种事务处理系统后，设计一个独立的电子文件管理系统，并且通过某些必要的技术措施，保证这个系统和其他事务处理系统的无缝整合，共同支持机构的业务活动和机构的文件管理
3. 独立式：独立式的电子文件管理系统出现在业务活动主体，及生成和处理文件的机构或部门中。

17.行政文件 (P447)

是指国家机关在日常公务活动中形成和使用的文件，具有行政指挥、领导指导和公务联系的作用

18.归档文件整理【管理】 (P455)

指的是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程

19.电子文件 (P457)

是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件

20.文件生命周期理论 (P480)

是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程、研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件—档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象

21.《档案的整理与编目手册》(P495)

1898年，荷兰三位档案学者萨穆•缪勒、约翰•斐斯和罗伯特•福罗英出版了专著《档案的整理与编目手册》。三位学者通过科学阐释全宗的定义、性质以及全宗内档案整理系统的特点，完成了对来源原则的理论论证

22.来源原则 (P473)

就是指档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则

23.公文的特点 (P444)

1. 是由法定作者制成和发布的；
2. 具有法定的权威和效力；
3. 具有规范的体式；
4. 具有特定的处理程序；
5. 具有现行效用

24.公文的现行效用 (P445)

所谓现行效用，是指公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力，具有依据和凭证功能。这种现象效用具有一定的时间性，只在特定的时间范围内发生效力，这种效力也因具体文种不同而有所差异

25.简述文书处理程序 (P452)

文书处理程序指的是在一个机关内部，按照公务文书的制发、办理与管理的规律，对文书工作的一系列操作环节、工作步骤的有序组合和合理安排。
文书处理程序是基本相同的，通常可分为收文处理和发文处理等具体过程。

1. 收文处理程序的一般内容包括：文件的收进、启封、登记、分送、拟办、承办、催办、注办、清退
2. 发文处理程序的一般内容包括：拟稿、核稿、签发、缮印、校对、盖印、登记、装封、发出、注办、归档等

26.归档电子文件的质量要求

1. 归档的光盘应清洁，无病毒、无划痕，归档信息填写清楚（版本、设备环境、记录格式等）。
2. 电子文件归档，要提供电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等相关信息
3. 电子文件存储载体，要采用只读光盘，一次性写入光盘，不得用可改写的载体作为归档电子文件长期存储的载体保存。
4. 归档的电子文件必须是可读文件，长期保存的应把电子文件与相应的机读目录储存在同一载体上
5. 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的支持软件。

档案管理

1.简述来源原则的基本内容 P477

来源原则的基本内容可以归纳为三个基本点，即尊重来源，尊重全宗的完整性，尊重全宗的原始整理体系

2.试述文件生命周期理论的基本内容 P481

文件生命周期理论的基本内容，主要有三点：

1. 文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程
2. 由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段
3. 文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系

3.试述档案鉴定标准 P490

1. 档案的来源标准
2. 档案的内容标准
3. 档案的形式特征标准
4. 档案的相对价值标准
5. 档案的效益标准

4.档案收集的概念与内容是什么 P492

档案收集的概念：就是按照档案形成的规律，把分散在各机关、个人手中及其其他地方的档案材料接受、征集、集中起来

档案收集的内容：

1. 对本机关需要归档案卷的接受工作
2. 对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接受工作
3. 对历史档案的接收和征集工作

5.档案整理工作的内容与原则是什么 P495

档案整理工作的内容：区分全宗、全宗内档案的分类、确立保管单位、案卷的排列和案卷目录的编制

档案整理工作的原则：

1. 充分利用原有的整理基础
2. 必须保持文件之间的历史联系
3. 必须便于保管和利用

6.科技档案的基本分类方法有哪些 P500

1. 工程项目分类法
2. 型号分类法
3. 课题分类法
4. 专业分类法
5. 地域分类法
6. 时间分类法

7.复式档案分类法有哪几种 P500

1. 年度——组织机构分类法
2. 组织机构——年度分类法
3. 年度——问题分类法
4. 问题——年度分类法

8.档案鉴定的内容与方法是什么 P501

档案鉴定的内容：

1. 制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等
2. 具体判定档案材料的价值，确定其保管期限
3. 拣出本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理

鉴定档案价值的基本工作方法是直接审查档案，通常把这种方法称为直接鉴定法

9.简述档案鉴定工作的概念及保管期限表的类型 P501

档案鉴定工作的概念：档案鉴定一般指对档案真伪和档案价值的鉴定，而实际的档案业务工作中主要是后者。

档案保管期限表的类型：

1. 通用档案保管期限表
2. 专门档案保管期限
3. 同系统机关档案保管期限
4. 同类型机关档案保管期限表
5. 机关档案保管期限表

10.简述档案保管的概念与内容 P502

档案保管的概念：是指根据档案的成分和状况所采取的存放和安全防护措施

档案保管的内容：

1. 档案的库房管理
2. 档案流动过程中的保护
3. 保护档案的专门措施

11.档案统计的概念与内容是什么 P503

档案统计，就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作有关情况。他的内容，包裹档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况的登记，档案利用情况的登记以及档案构成、档案机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计

12.档案行政管理机关和档案馆的基本统计包括哪些内容 P503

1. 档案构成统计
2. 档案利用统计
3. 档案工作人员情况统计
4. 档案馆建设情况统计
5. 档案室建立情况统计

13.全宗 (P497)

全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。基本含义包括三个方面：全宗是一个有机整体，全宗是在一定的历史活动中形成的，全宗是以一定的社会单位为基础而构成的

14.组织机构分类法 (P499)

组织机构分类法，就是根据文书处理阶段形成和处理文书承办单位进行分类，即按照立档单位的内容组织机构将全宗内档案分成各个类别

15.档案保管期限表 (P501)

档案保管期限表，就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件

16.档案直接鉴定法 (P502)

鉴定档案价值的基本的工作方法之一，特点是通过直接审查档案进行价值鉴定。它要求鉴定人员逐件逐张地审查文件，而不是仅仅根据案卷目录和案卷标题就判定其价值

17.档案寄存中心 (P502)

是指国家综合档案馆设立的，为各类企业、社会团体以及个人提供档案寄存有偿服务的机构

18.文件生命周期理论的重要意义 (P483)

信息资源管理笔记/档案学#20.文件生命周期理论 (P480)
信息资源管理笔记/档案学#2.试述文件生命周期理论的基本内容 P481

文件生命周期理论是现代档案学成熟的重要标志，它与来源原则并称为现代档案学的基本理论。文件生命周期理论的重要意义可概况为三个方面：

1. 文件生命周期理论准确地揭示了文件运动地整体性和内在联系，为文件地全过程管理奠定了理论基础
2. 文件生命周期理论准确地揭示了文件运动地阶段性变换，为文件地阶段式管理奠定了理论基础
3. 文件生命周期理论准确地揭示了文件运动过程地前后衔接和各阶段地相互影响，为实现从现行文件到档案地一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据

档案的提供利用

1.简述档案提供利用工作的含义 P505

档案提供利用工作，亦称档案利用服务，是档案保管部门以所收藏的档案为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动

2.试述档案提供利用工作的基本要求P506

档案馆应当为档案的利用创造基本的条件，简化手续、提供方便，主动开展档案的利用活动，及时掌握和分析档案的利用效果

3.档案提供利用的基本途径和主要方式有哪些 P506

1. 通过提供档案原件，满足有关档案用户的利用需要
2. 通过提供档案副本或复制品，满足有关档案用户的利用需要
3. 通过提供档案信息的加工品，满足有关档案用户的利用需要

4.试述开放档案及其意义 P510

开放档案就是将一般可以公开的和保密期满的档案，接触封闭，想社会开发，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。

开放档案的意义：有利于社会的新方针，是加快我国政治民主化进程的一个新步骤，是现代档案馆自身发展的一项重大措施，可以促进档案馆的各项业务建设。

5.公布档案的方式有哪些 P513

公布档案的方式主要有：通过报纸、刊物、图书出版物发表档案的全部或部分原文，通过电台、电视台播放档案的全部或部分原文，陈列、展览档案或其复制件，出版发行档案史料、汇编以及公开出售档案复制件，散发或张贴档案复制件，在公开场合宣读、播放档案原文等

6.什么是档案编研？档案编研工作的主要内容包括哪些 P514

档案编研，即档案编辑研究，是指档案部门根据一定的需求，以档案馆藏档案为基础和对象所进行的编辑和研究工作。主要内容包括：

1. 档案史料和现行机关文件汇编，这项工作通常称为档案文献编纂，即按照一定的作者、专题、时间或文种等特征，把档案文件选编成册，在一定的范围使用或公开出版
2. 编辑档案文摘汇编，档案文摘是对档案原文的缩写，它以简练的文字概要地揭示档案文件的主要内容，是一种档案二次文献。根据一定的专题或采用定期的方式将档案文摘汇集起来加以公布，是档案编研的一项重要工作
3. 编写档案参考资料，档案参考资料是根据档案内容加工编写的一种书面材料，如大事记、组织沿革、专题概要、会议简介、统计数字汇集等
4. 编史修志，以馆藏档案为基础，参加历史研究和编史修志

7.试述档案编研工作的特点 P515

1. 研究性，档案编研工作中的“编”和“研”是互有联系的、相互统一的概念，即编中有研，编研结合。档案编研工作的每一项内容都带有很强的研究性
2. 思想性，档案编研不仅是对档案原件的简单照录，它往往反映了编研人员的观点和认识，具有明显的思想性
3. 政策性，档案编研成果通常要一定范围内公开使用，因此需要主要可能涉及的政策或法律方面的问题

8.简述大事记及其基本编写方法 P517

大事记是一种按照时间顺序记载一定范围内发生的重大事件和重要活动的参考资料。

大事记一般采用编年体，以月为经，以事实为纬，将大事条目按时间顺序排列，以便反映同时期中大事之间的联系，在具体编排方式上有以下两种：一是完全按照时间顺序记述大事，二是按照时间的性质分类后按照时间顺序记述大事。

9.什么是组织沿革？它的内容主要包括哪些方面 P518

组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制等反面变革情况的参考资料。

组织沿革的内容主要包括：机关、地区或专业系统的历史概况、行政区划、建制变更情况，机关的性质、任务、职权范围和隶属关系，机关内部组织机构的设置和人员编制的变化情况，机关领导人的任免情况，机关名称的变更、印信的启用与作废、机关办公地点的迁移等

10.简述企业年鉴及其主要内容 P519

企业年鉴，是以年度为时限，分栏目叙述该年度本企业基本情况的综合性著述型的编研成果。

企业年鉴的主要内容有：企业生产经营、科技工作及各项管理工作概况，基本建设施工、设备购置和引进、技术改造活动，各项基础数据统计，重要会议的报告、总结、提案和报道，重大的外事活动，劳动模范、先进集体的材料，相关照片，当年的大事记，等等

11.什么是科技成果简介 P519

科技成果简介，也称科技成果摘要、文摘或提要。他是扼要介绍本单位科研、设计成果等主要内容的摘要型科技档案编研成品。

12.档案证明 (P508)

档案证明是指档案馆（室）根据有关档案用户的询问和申请，为核查某种事实在档案馆（室）档案中记载情况（有无记载和如何记载）而摘抄编写的书面证明材料

13.档案展览服务 (P508)

是指档案收藏部门按照一定的主题（1分），以展出档案原件或其复制品的方式（1分），系统地揭示和介绍档案馆（室）藏中有关档案的内容与成分的一种具体服务方式

14.开放档案 (P510)

就是将一般可以公开的和保密期满的档案，解除封闭，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。其具体含义是：确立了开放档案的范围；明确了开放档案的用户对象；简化了利用手续

15.档案提供利用的主要方式 (P507)

1. 档案阅览服务；
2. 档案的外借服务；
3. 档案的展览服务；
4. 制发档案复本服务；
5. 制发档案证明服务；
6. 档案目录信息服务；
7. 档案咨询服务。

16.《中华人民共和国档案法》的作用

《中华人民共和国档案法》规定：属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或有关机关同意，任何组织或个人无权公布。集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益，必要时应当申请当地档案行政管理部门的批准。《中华人民共和国档案法》制定并颁布，说明我国档案事业开始进入法制轨道。

17.简述档案提供利用工作的基本内容 (P505)

档案提供利用工作，亦称档案利用服务，是档案保管部门以所收藏地档案为依据，通过一定地方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服的一项业务活动。
基本内容主要包括，了解和熟悉馆（室）藏档案信息的内容和成分，各种档案检索工具的使用方法；分析预测社会对档案信息的需求特点，把握档案利用需求地发展规律；向档案用户介绍和报道馆藏相关地档案信息线索，积极开展档案咨询服务；向档案用户提供他们所需要的档案文献

论述题

1.档案工作的基本原则 (P432)

信息资源管理笔记/档案学#8.我国档案工作的基本原则是什么 P432

2.档案工作的性质 (P433)

1. 档案工作的管理性。档案工作是一项管理档案的专门业务，档案工作是信息资源管理的重要内容，档案工作是社会管理活动的组成部分；
2. 档案工作的政治性。档案工作是一种社会现象。在阶级社会中，档案工作体现着一定的阶级关系和阶级利益；
3. 档案工作的服务型。档案工作是通过提供档案为社会实践活动服务来推动生产力发展与社会进步，档案工作实现自身价值的这种特殊途径，决定了它是一项服务型工作；
4. 档案工作的科学性。档案工作是一项为科学研究和科学管理工作提供必要条件的工作，它在实践中包含着特殊的规律和丰富的科学内容，它需要大量运用现代管理科学的内容和信息技术的成果；
5. 档案工作的文化性。档案馆馆藏档案是社会文化的组成部分，档案馆具有保存历史文化遗产的作用、具有传播社会文化知识与信息的作用、具有社会文化教育的作用以及具有发展科学文化的作用。

3.电子文件的特点 (P459)

信息资源管理笔记/档案学#11.试述电子文件的含义和特点 P457 P459

4.电子文件管理的原则 (P460)

信息资源管理笔记/档案学#12.电子文件的管理原则有哪些 P460

5.试述前苏联全宗理论对来源原则的丰富和发展 (P476)

1. 根据时代发展及时丰富和发展了全宗定义。前苏联早期规定全宗是指机关或个人活动过程中有机形成的档案总和；到80年代将全宗视为泛指概念，定义为彼此具有历史联系和/或逻辑联系的交由国家保管的文件综合体。
2. 创造性地提出了文件全宗概念。传统的全宗概念都是针对档案馆馆藏提出的，前苏联首创文件全宗作为档案全宗的源头，充分体现了对文件运动过程和规律的尊重。
3. 构建了一个由国家档案全宗统辖的全宗概念体系，并以此为基础提出了一套完整的全宗理论。前苏联构建的全宗体系分为国家档案全宗、全宗属概念、全宗种概念三个互相统辖的层次，其中全宗种概念又包括机关全宗、个人全宗、联合全宗、档案汇集、科技文件综合体等若干类型。前苏联通过建立层次分明的全宗概念体系并明确规定每一种概念的定义，清晰地展示了全宗理论的层次性和整体联系，加强了来源原则的实践操作色彩

6.试述我国全宗理论的主要内容 (P477)

1. 明确提出了全宗的定义和基本含义，认为全宗是指一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体，它的基本含义有三点，即全宗是一个有机整体；全宗是在一定的历史活动中形成的，全宗是以一定的社会单位为基础而构成的
2. 明确提出了全宗（实质为形成全宗的“立档单位”）的构成条件：独立行使职权，能主要以自己的名义单独对外行文；设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划：设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权
3. 明确提出了划分全宗类型的主要标准，一是按照全宗形成者区分为机关组织全宗和人物全宗；二是按照全宗的范围和构成方式区分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集合档案汇集
4. 明确提出了“全宗群”概念，通过提出全宗群原则来维护全宗之间的有机联系。我国的全宗理论使来源原则的理论内容更加丰富、理论体系更加成熟
5. 明确了全宗内档案分类的科学方法。我国对全宗内档案分类的规定吸取了苏联的合理经验，要求根据立档单位及其档案的实际情况，单独选用或是综合运用组织机构、年度、问题分类方法进行，以求最大限度地保持文件之间的历史联系，便于保管和利用

7.档案《来源原则》基本内容、理论意义和实践价值 (P477)

来源原则的基本内容可以归纳为三个基本点，即尊重来源，尊重全宗的完整性，尊重全宗内的原始整理体系。

1. 尊重来源：是指档案馆首先应按照来源标准整理档案，保持档案与其形成者之间的来源联系。
2. 尊重全宗的完整性：是指一个全宗是一个有机整体，整理档案必须维护全宗的完整性，做到同一个全宗的档案不可分散，不同全宗的档案不得混淆。
3. 尊重全宗内的原始整理体系，是指全宗内的档案整理必须充分利用原有的整理基础，尊重全宗在形成机关获得的原始整理顺序和方法，不宜轻易打乱重整

来源原则的三个基本点是紧密联系、层层递进的。尊重来源是基础，尊重全宗和尊重全宗内的原始整理体系都是尊重来源的重要体现和延伸

来源原则的理论意义和实践价值主要可以概括为三个方面：

1. 来源原则从历史主义思路出发，充分体现了档案形成的历史联系，为档案馆馆藏的实体整理和分类提供了合理的客观依据。
2. 来源原则有力地维护和保持了档案的本质属性，成为档案整理与分类中的至善原则。
3. 来源原则既不是一种纯观念性的抽象信条，也不是一种纯实践性的操作经验，而是兼具理论性和实践性的管理思想和原则。

来源原则既是档案整理原则，因为它确立了档案实体整理和分类的基本单元，来源原则又是档案馆组织原则，因为它划清了档案馆与图书馆的界限，从根本上保证了档案专业的独立性，同时来源原则还是档案理论研究的原则之一，因为它促使研究者深入挖掘档案的历史形成过程和有机联系，有助于揭示档案的来龙去脉，保持历史的本来面貌。

8.我国档案价值鉴定的原则 (P490)

档案价值鉴定原则是根据档案价值的发展规律总结和提炼出来的一种工作原则，对鉴定实际工作具有普遍指导意义。
我国档案价值鉴定原则的内容是：必须从社会的总体需求出发用全面的、历史的、发展的观点来判定档案的价值。这一鉴定原则包含两层含义：

1. 确立了“从社会的总体需求出发”的鉴定基本指导思想和出发点
2. 确定了“全面、历史、发展”这三个鉴定基本观点。
   1. 全面的观点要求全面分析档案的内容、来源和形式等各种因素以及档案文件之间的有机联系，全面预测社会多层次、多角度和多方面对档案的利用需求，并促使上述两方面有机结合；
   2. 历史的观点要求必须结合档案形成的历史环境和历史条件来分析其价值，不能超越时代界限，从现在的角度去看待过去的档案，这样才能维护历史的本来面目；
   3. 发展的观点要求尊重档案价值的发展特点和规律，用发展的眼光来衡量档案的价值，既要看到档案为当前的作用，也要看到它对未来可能具有的作用。

9.档案整理工作的原则 (P495)

1. 充分利用原有的整理基础
   我国档案界惯称的所谓“利用原基础”整理档案，是已为多年来实践所证明的一种比较切实的办法，也是科学地组织档案工作的一条原则。它的含义和要求主要有以下两个方面：
   1. 充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。一般地说，只要不是零散文件，已经整理而有规可循、有目可查，即应力求保持其原有的整理体系。或者不再重新整理，而通过完善检索工具等其他环节进行弥补；或者只作必要的部分加工整理。
   2. 在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。
2. 必须保持文件之间的历史联系
   所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。
   1. 文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位，有机地形成的。形成文件的这些单位，使文件构成了来源方面不可分割的历史联系。整理档案必须保持其来源方面的固有联系，不允许随意拆散和任意“搬家”。
   2. 文件在时间方面的联系。形成档案的机关或个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶段性，因而使文件之间具有自然的时间联系，整理档案时应注意保持文件之间的这种时间联系。
   3. 文件在内容方面的联系。文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题而产生的。文件的形成者的特定活动，使文件之间在内容上具有密切联系。整理时必须适当地保持文件之间在内容上的联系。
   4. 文件在形式方面的联系。文件的内容必然通过一定的形式表现出来。所谓文件的形式，主要是指文件的种类、名称和载体、记录方式等。文件的形式，标志着文件产生的特定作用，在一定的程度上也反映了文件的来源、时间和文件内容的性质，整理档案时，要考虑这一因素。
3. 必须便于保管和利用
   保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能“为联系而联系”。

10.档案提供利用工作的指导思想 (P505)

1. 全面地为档案用户服务：档案馆（室）对合法用户，应当通过各种服务方式与方法，满足其利用需求。
2. 及时地为档案用户服务：档案用户在利用档案时，普遍存在着“求快”心理。档案馆（室）必须建立科学的检索体系，同时档案人员也应熟悉库藏档案的内容与成分，这样才能及时地满足档案用户的需要。
3. 准确地为档案用户服务：实际工作中，有些档案用户提出的利用需求是清晰的、准确的，但是也有一些用户往往不能准确地表达其利用需求。因此，档案人员应善于分析用户利用需求，准确地向用户提供所需的档案，不能超出用户需求的范围，提供一些无关的档案。
4. 主动地为档案用户服务：一方面，档案部门要积极主动地为档案用户查找档案与资料，努力提高档案利用服务的质量；另一方面，应组织人力和物力，大力开发库藏的档案信息资源，建立完善的检索系统，编辑出版各种档案参考资料，不断提高档案部门为社会提供档案信息服务的能力，主动为利用者服务

11.什么是档案编研？档案编研工作的主要内容包括哪些？(P514)

信息资源管理笔记/档案学#6.什么是档案编研？档案编研工作的主要内容包括哪些 P514

12.试述档案编研工作的特点 (P515)

信息资源管理笔记/档案学#7.试述档案编研工作的特点 P515